Registro de matrículas

El módulo Registro de Matrículas reúne a los estudiantes del establecimiento durante el año escolar seleccionado. Permite buscar y revisar sus matrículas, ingresar estudiantes, completar sus fichas, descargar la nómina y registrar retiros o reingresos.

Esta guía acompaña las acciones disponibles en Configuración → Registro de Matrículas. Cada paso tiene una ilustración de la interfaz: el recuadro celeste señala dónde actuar. Los nombres y antecedentes que aparecen son ejemplos; los botones disponibles dependen de los permisos de su cuenta.

Antes de comenzar

Compruebe el establecimiento y el año escolar activos. Tenga a mano la identificación del estudiante, su domicilio, los contactos familiares y los antecedentes que deba registrar. Los cursos de destino deben estar creados.

Busque siempre el RUN antes de crear una matrícula. Si el estudiante figura como retirado en el mismo año, utilice Reingresar para registrar su retorno.

Etapas del trabajo

Etapa	¿Para qué sirve?
Acceso	Abrir el registro del establecimiento y año seleccionados.
Consulta y exportación	Buscar estudiantes, aplicar filtros, interpretar totales y descargar la nómina.
Creación individual	Ingresar a un estudiante en el curso elegido.
Actualización de ficha	Mantener datos personales, académicos, médicos y familiares.
Consulta de ficha e historial	Revisar los antecedentes y los movimientos de matrícula.
Retiro	Registrar la salida del estudiante y conservar sus antecedentes.
Reingreso	Registrar su retorno al mismo curso o a otro curso disponible.
Eliminación	Descartar una matrícula creada por error, cuando el sistema lo permite.
Herramientas administrativas	Regularizar numeraciones o depurar matrículas, según permisos.

1. Acceder al módulo

El registro central reúne las matrículas del año y permite trabajar con cada estudiante desde una misma pantalla.

Abrir Registro de Matrículas

En el menú lateral, despliegue Configuración y seleccione Registro de Matrículas. Aquí encontrará filtros, totales y acciones por estudiante.

2. Consultar y exportar el registro

Los filtros se aplican al cambiar su valor. Puede combinarlos para reducir la búsqueda.

Seleccionar nivel y curso

En Registro de Matrículas, elija Nivel de enseñanza y después Curso. Al seleccionar un curso se habilitan también los filtros Condición SEP y PIE. Si cambia el nivel de enseñanza, vuelva a seleccionar el curso.

Buscar un estudiante

Escriba el nombre o apellido en Buscar Estudiante, o los números del RUN en Buscar RUN. También puede buscar por número de matrícula, número de lista o fecha con formato AAAA-MM-DD. Las búsquedas aceptan coincidencias parciales; si no encuentra al estudiante, borre los demás criterios y vuelva a buscar.

Filtrar por estado y condiciones

Use Estado de Matrícula para mostrar Matriculado, Retirados o Todos. Si ya eligió un curso, puede combinarlo con Condición SEP —Prioritario, Preferente o Sin condición— y PIE —Sí o No—. Para quitar un filtro, seleccione su opción Todo/Todos o deje vacía la búsqueda.

Elegir el orden de consulta

En Ordenar por, seleccione N° Lista, Fecha Matrícula o N° Matrícula. En Dirección, elija Ascendente o Descendente. Esto cambia la presentación de la tabla; no reasigna los números guardados. Si hay más resultados, use la paginación al pie de la nómina.

Interpretar los totales

Revise las tarjetas de matriculados, retirados, PIE, prioritarios, preferentes y excedentes. Al elegir un curso, los totales corresponden a ese curso; sin curso seleccionado, corresponden al establecimiento y año activos. Las búsquedas por nombre, RUN, estado, SEP o PIE no recalculan estas tarjetas: pueden diferir del número de filas que ve en la tabla.

Exportar la nómina filtrada

Aplique primero los filtros que necesita y pulse Exportar. Se descarga un archivo .xlsx con los registros que cumplen esos filtros, no solo la página visible. El archivo se organiza por curso y ordena los estudiantes por número de lista ascendente. Si seleccionó un curso, su nombre se incluye en el archivo; en otro caso, se utiliza el establecimiento. Si la tabla está vacía, amplíe la búsqueda para volver a disponer de las acciones de la nómina.

3. Crear una matrícula individual

Use este proceso para ingresar a un estudiante que aún no tiene matrícula en el año activo. El curso se toma de la selección realizada en el registro.

Iniciar la creación

Seleccione el nivel y el curso y pulse Crear en el encabezado de la tabla. Se abrirá Nuevo Alumno. Si recibe el aviso “Seleccione un curso”, cierre el aviso, complete el filtro y vuelva a intentarlo. En esta versión, Crear aparece dentro de la tabla con registros; si el curso está vacío y no aparece, solicite al encargado la carga inicial desde Configuración → Importar Pre / Matrículas. Después vuelva a este registro para revisar las matrículas incorporadas.

Ingresar la identificación

En Datos Personales, ingrese el RUN sin puntos ni dígito verificador y escriba el DV en su campo separado. Compruebe la identificación con el antecedente del estudiante antes de guardar.

Adjuntar la fotografía

Si dispone de una fotografía, utilice el selector de archivo en Fotografía del Alumno. Se admiten imágenes JPG/JPEG de hasta 5 MB y 1000 × 1000 píxeles. La fotografía es opcional.

Completar los datos personales

Complete primer nombre, apellidos, género, fecha de nacimiento y nacionalidad. El segundo nombre es opcional. Seleccione también la etnia y religión cuando corresponda. No deje sin completar los datos obligatorios aunque un campo no muestre un asterisco.

Completar domicilio y contacto

Desplácese a la sección de contacto. Ingrese Dirección y Comuna, que son obligatorias. Complete Teléfono, Teléfono de Emergencia y Correo Electrónico si dispone de ellos. En Teléfono use únicamente números, sin espacios, signos ni prefijo +56. Más abajo, en Información Adicional, puede registrar la altura en centímetros y el peso en kilogramos.

Guardar la nueva matrícula

Pulse Guardar al pie del formulario. Si aparece un error, revise el dato indicado y vuelva a guardar. Al completarse la creación, la ventana se cierra y se muestra la confirmación. Busque el RUN en el registro para comprobar curso, estado, fecha y numeración. Para completar salud o familia, abra después Editar sobre la matrícula creada.

Qué ocurre al crear la matrícula: el estudiante se incorpora al curso y año seleccionados. El sistema genera su código de matrícula por tipo de enseñanza y asigna su número de lista según la configuración de cierre de matrículas y vincula las asignaturas regulares del curso, con sus registros de evaluación iniciales. Las asignaturas electivas y extracurriculares requieren su gestión correspondiente.

4. Editar y completar la ficha

La edición se organiza por pestañas. Guarde la sección que acaba de completar y compruebe el mensaje de resultado antes de continuar.

Abrir la edición del estudiante

Localice al estudiante y pulse el botón del lápiz, Editar. Se abre Editar Alumno. En Datos Personales puede corregir identidad, domicilio y contacto siguiendo los mismos campos del ingreso individual.

Revisar los datos académicos

Seleccione Datos Académicos. Revise el Número de Matrícula y la Fecha de Matrícula antes de modificarlos. Si el estudiante ya tiene asistencia registrada, el sistema conserva la fecha de matrícula existente al actualizar; si necesita rectificarla, solicite revisión al administrador. No cambie los códigos de matrícula solo para alterar el orden visual de la nómina.

Registrar la condición PIE

En Datos Académicos, marque Sí en PIE cuando corresponda. Complete la NEE y la Fecha Diagnóstico PIE, obligatorias para un estudiante PIE. Si no pertenece al programa, mantenga No.

Completar beneficios y antecedentes académicos

Registre Prioritario, Preferente y JUNAEB según los antecedentes disponibles. Prioritario y Preferente se excluyen entre sí: al activar uno se desactiva el otro. Más abajo puede registrar participación previa en PIE o escuela especial y los antecedentes de idioma.

Guardar los datos académicos

Pulse Guardar en esta pestaña y revise el aviso de actualización. Si activó PIE y faltan datos, complete la NEE y la fecha de diagnóstico antes de repetir el guardado.

Completar los datos de salud

Abra Datos de Salud y registre grupo sanguíneo, vacunas, alergias, enfermedades conocidas, seguro escolar y previsión, según lo informado por la familia. Más abajo encontrará medicamentos prohibidos, medicamentos autorizados y tratamientos. Registre antecedentes confirmados; si desconoce un dato, solicite la información correspondiente.

Agregar o corregir una enfermedad

En Otras Enfermedades, pulse Añadir Enfermedad. Complete el nombre de la enfermedad y sus comentarios. Puede quitar una fila agregada por error con su botón rojo. Revise también las casillas de enfermedades antes de guardar.

Guardar la información de salud

Después de revisar alergias, enfermedades y tratamientos, pulse Guardar. El estudiante debe tener primero su matrícula creada. Compruebe el mensaje de actualización antes de cerrar o cambiar de pestaña.

Completar los datos de los padres

Abra Datos de los Padres. Ingrese el RUN completo en el bloque del padre o de la madre y salga del campo: si la persona ya está registrada, sus datos se recuperan. Revise o complete nombres, apellidos y los datos de contacto que ofrece cada bloque. Al guardar se vinculan las personas informadas con el estudiante; un dato de contacto corregido puede actualizar su registro existente.

Agregar una persona autorizada para retirar

En la parte inferior de Datos de los Padres, revise la relación de los padres y pulse Añadir Persona en la sección de autorizados de retiro. Complete RUN, nombre y teléfono. Esta autorización identifica quién puede retirar al estudiante durante la jornada; no cambia su estado de matrícula.

Guardar los datos familiares

Revise los datos del padre, madre y personas autorizadas y pulse Guardar. Después compruebe el resultado en la ficha. El botón para quitar una fila de autorizados permite retirarla del formulario; para revocar una autorización que ya estaba guardada, solicite al administrador que confirme la eliminación del registro.

5. Consultar la ficha y su historial

La ficha permite revisar información sin editarla. Úsela también para comprobar el resultado de una matrícula, retiro o reingreso.

Abrir la ficha

Pulse el botón del ojo, Ver ficha, en la fila del estudiante. Se abre Ficha de Estudiante, con el nombre del alumno y cinco pestañas.

Consultar Datos Personales

En Datos Personales, revise identidad, curso, nacimiento, domicilio y contacto. Para corregir un antecedente, cierre la ficha y utilice el botón Editar del registro.

Consultar Datos Académicos

En Datos Académicos, consulte las condiciones y antecedentes académicos, el estado de matrícula y la información de retiro cuando corresponda.

Consultar Datos de Salud

En Datos de Salud, revise los antecedentes médicos y la información disponible de enfermería. Esta vista reúne datos de consulta; las correcciones de la ficha médica se realizan en Editar.

Consultar Datos de los Padres

En Datos de los Padres, revise los antecedentes familiares disponibles. Si un bloque está vacío, compruebe que los datos se guardaron desde la edición del estudiante.

Revisar el historial de matrícula

Abra Historial. Consulte los registros del mismo RUN, establecimiento y año y su línea de tiempo de matrículas, retiros y reingresos. Esto ayuda a distinguir un registro retirado de uno nuevo creado por un reingreso a otro curso. El historial mostrado no equivale a todos los años escolares del estudiante.

6. Registrar el retiro de un estudiante

El retiro conserva al estudiante y sus antecedentes, dejando registrada su salida. Es la acción apropiada cuando deja el establecimiento.

Abrir el retiro

En Registro de Matrículas, localice al estudiante activo y pulse Retirar. Verifique nombre, RUN, curso y número de matrícula en la ventana Retiro de estudiante.

Registrar fecha y motivo del retiro

Seleccione la Fecha de retiro e ingrese el Motivo. Ambos son obligatorios. La fecha no puede ser anterior a la fecha de matrícula registrada. El cuadro de motivo permite hasta 500 caracteres en la interfaz; use una descripción clara y breve.

Obtener la declaración y adjuntar el respaldo

Una vez completados fecha y motivo, puede pulsar Descargar declaración para obtener el PDF. Si dispone del respaldo firmado, adjúntelo con Haz clic para subir. Se admite PDF, JPG/JPEG o PNG de hasta 2 MB; el documento es opcional. Descargar la declaración no guarda por sí solo el retiro.

Enviar la solicitud de retiro

Revise fecha, motivo y documento adjunto. Pulse Confirmar retiro para abrir la pregunta final. Todavía puede cancelar si detecta un error.

Confirmar el retiro

En la pregunta final, pulse Sí, retirar. Para abandonar la acción, pulse Cancelar. Si hay un error de fecha o de documento, corríjalo y repita la confirmación. Al completarse, el estudiante pasa a Retirado y el evento queda en su historial.

Consultar un retiro registrado

Filtre por Retirados y pulse Retiros en la fila del estudiante. Revise fecha, motivo y el aviso de retiros anteriores. Si se adjuntó un documento, use Ver documento firmado. Esta pantalla es de consulta cuando el alumno ya está retirado; para volver a matricularlo utilice Reingresar.

7. Reingresar a un estudiante retirado

Use el reingreso para dejar constancia del retorno, evitando crear manualmente un duplicado. La fecha de retorno debe ser posterior a la del retiro.

Abrir el reingreso

En la fila de un estudiante Retirado, pulse Reingresar. Revise su identificación y el retiro que aparece como antecedente. La opción solo corresponde a estudiantes retirados.

Elegir la fecha y el curso de retorno

Indique Fecha de reingreso y Curso destino. Cuando el estudiante tiene un grado identificado, se muestran los cursos de ese mismo grado. El destino debe pertenecer al establecimiento y al año escolar activos. La fecha debe ser, como mínimo, el día siguiente al retiro.

Revisar el retorno al mismo curso

Si regresa al mismo curso, revise Vista previa del reingreso. Se conservarán el número de matrícula y el número de lista del registro existente, que volverá a estar activo. El retorno queda registrado en el historial.

Revisar el retorno a otro curso

Si selecciona otro curso, se crea un nuevo registro y el anterior permanece retirado. Revise la advertencia y la vista previa de los nuevos números. Se copian los datos personales y ciertas condiciones del estudiante, pero no se trasladan automáticamente notas, asistencia, hoja de vida, salud, familia, apoderados ni autorizados de retiro; tampoco debe dar por trasladados los antecedentes especializados PIE. Planifique completar la ficha nueva.

Enviar la solicitud de reingreso

Compruebe la fecha, el curso de destino y la vista previa. Pulse Confirmar Reingreso para abrir la pregunta final.

Confirmar el reingreso

Pulse Sí, reingresar. Si aparece un error, lea su motivo y revise fecha, retiro y destino. Al finalizar, compruebe la matrícula activa en el curso elegido y abra Historial para revisar el movimiento. La ilustración muestra la confirmación de retorno al mismo curso.

8. Eliminar un registro creado por error

La eliminación es distinta del retiro. Utilícela únicamente para registros que deban descartarse y no tengan antecedentes académicos asociados.

Solicitar la eliminación de una matrícula

En Registro de Matrículas, compruebe el RUN y pulse la papelera Eliminar de la fila correcta. Si el estudiante realmente dejó el establecimiento, utilice Retirar para conservar fecha y motivo de salida.

Revisar y confirmar la eliminación

Lea la advertencia y pulse Sí, continuar solo si corresponde descartar el registro. El sistema comprueba si hay asistencia o registros de notas asociados; en ese caso bloquea la eliminación e indica que debe retirar al estudiante. Aunque la advertencia mencione desactivación, no dé por registrado un retiro: compruebe el estado y realice el procedimiento de Retirar cuando corresponda.

9. Regularizar numeración y depurar un curso

Estas herramientas se muestran según los permisos de la cuenta. Modifican los registros; no son filtros de visualización. Antes de utilizarlas, descargue la nómina que desea conservar como referencia.

Sanear los números de lista

Seleccione un curso y pulse Sanear N° Lista. Si no selecciona curso, la acción abarca los cursos del nivel elegido o del establecimiento y año activos. Revise el alcance en la confirmación antes de continuar. Los filtros de nombre o RUN no limitan este proceso a las filas visibles.

Confirmar el saneamiento de lista

Pulse Sí, sanear lista. Sin fecha de cierre, se ordena por apellidos y se numeran las filas. Con fecha de cierre, los registros creados hasta el cierre se ordenan por apellidos y los posteriores quedan después, por orden de creación. El proceso incluye los registros del curso, por lo que no debe asumir que los retirados quedan excluidos.

Sanear los códigos de matrícula

Solo para superadministración: pulse Sanear Matrículas cuando corresponda regularizar códigos. Esta acción abarca todo el establecimiento y año activos, aunque la tabla esté filtrada por curso. Reasigna los códigos por modalidad de enseñanza y orden cronológico de matrícula.

Confirmar el saneamiento de matrículas

Revise la advertencia y pulse Sí, sanear para ejecutar. Los códigos se generan con el prefijo de enseñanza y un correlativo de cuatro dígitos. Compruebe el mensaje final y descargue nuevamente la nómina. No hay una opción de deshacer en esta pantalla.

Solicitar la eliminación masiva del curso

Solo para superadministración: seleccione el curso y pulse Eliminar curso (masivo). El nombre del botón se refiere a procesar sus matrículas; no borra la definición del curso. Afecta a los estudiantes del curso completo, no únicamente a los que ve tras aplicar búsquedas de texto.

Confirmar y comprobar la depuración masiva

Verifique curso y cantidad, y pulse Sí, continuar solo si desea eliminar los registros descartables. Los estudiantes con asistencia o registros de notas se conservan. El aviso final puede hablar de “desactivados”, pero debe comprobar el estado real: el proceso no sustituye el retiro formal de esos estudiantes. Vuelva a seleccionar el curso y revise qué registros permanecen.

10. Resolver situaciones frecuentes

Situación	Qué hacer
No aparece el menú o una acción.	Compruebe el establecimiento, el año y los permisos con su administrador.
No encuentro a un estudiante.	Quite los filtros, seleccione Todos en Estado de Matrícula y busque por RUN.
No aparece Crear o Exportar.	Estas acciones se muestran cuando la tabla contiene registros. Amplíe la búsqueda. Si el curso está vacío, solicite su carga inicial desde Importar Pre / Matrículas.
El total de una tarjeta difiere de la tabla.	Las tarjetas consideran el curso elegido o todo el establecimiento y año; no siguen todos los filtros de búsqueda.
No puedo guardar los datos personales.	Revise los campos obligatorios: RUN, DV, primer nombre, ambos apellidos, género, nacimiento, nacionalidad, dirección y comuna.
No puedo guardar un estudiante PIE.	Complete NEE y Fecha Diagnóstico PIE.
La fecha de matrícula no conserva la corrección.	Si existen asistencias, el sistema mantiene la fecha guardada. Solicite revisión al administrador.
No puedo adjuntar la fotografía.	Revise que sea JPG/JPEG, de hasta 5 MB y 1000 × 1000 píxeles.
El retiro rechaza la fecha.	La fecha de retiro no puede ser anterior a la fecha de matrícula registrada.
El reingreso rechaza la fecha.	Debe ser posterior al retiro; no puede ser el mismo día.
El nuevo curso no muestra familia o salud tras el reingreso.	Complete esos antecedentes en la nueva ficha: no se copian automáticamente al cambiar de curso.
El sistema impide eliminar una matrícula.	Hay asistencia o registros de notas asociados. Si el alumno dejó el establecimiento, registre su retiro.
Quité una persona autorizada y vuelve a aparecer.	Quitar una fila del formulario no revoca por sí solo una autorización ya guardada. Solicite al administrador que confirme su eliminación.

Comprobación final

Compruebe el RUN, curso, estado, fecha y número de matrícula del estudiante antes de dar por terminado el trabajo. Después de editar una ficha, vuelva a abrirla para confirmar los datos. En retiros y reingresos, revise también Historial. Si modificó numeraciones, descargue una nómina actualizada.